Starfsreglur stjórnar VR

Tilgangur og markmið starfsreglna þessara er að tryggja að starfshættir stjórnar VR séu í samræmi við almenna góða stjórnarhætti.

 

 

Markmið og tilgangur

Tilgangur og markmið starfsreglna þessara er að tryggja að starfshættir stjórnar VR séu í samræmi við almenna góða stjórnarhætti.

Almennt

Stjórn VR skal vinna sem ein heild og er sem slík ábyrg í störfum sínum gagnvart félagsmönnum, starfsmönnum og öðrum hagsmunaaðilum félagsins.

Stjórnarmaður hefur ekki sjálfstætt umboð til að framkvæma, gefa fyrirmæli eða tjá sig opinberlega í nafni stjórnar VR. Stjórn VR getur falið einstökum stjórnarmönnum, starfsmönnum eða fulltrúum sínum í nefndum sérstakt umboð og vald til ákvarðana. Slíkt framsal takmarkar þó ekki endanlega ábyrgð stjórnarinnar.

Fundargerðir stjórnar VR eru aðgengilegar félagsmönnum á vef félagsins.

Fundir stjórnar

Stjórn skal á fundum fjalla um allar ákvarðanir varðandi stefnumótun félagsins.
Á vinnufundum stjórnar eru tekin fyrir málefni sem þarfnast sérstakrar athygli og/eða stefnumörkunar.
Fundir stjórnar skulu að jafnaði haldnir á starfsstöð félagsins nema annað sé sérstaklega ákveðið af formanni eða stjórn. Heimilt er að halda fundi stjórnar í gegnum síma eða með gagnaflutningi. Niðurstöður og gögn slíkra funda skulu færð til bókar á næsta formlega fundi stjórnar þar á eftir. Sú almenna regla gildir að umræður og afgreiðsla mála fer fram á löglega boðuðum fundi. Í undantekningartilvikum er hægt að afgreiða mál með rafrænum hætti og leitar þá formaður samþykki varaformanns og ritara fyrir slíkri afgreiðslu.

Boðun funda

Formaður boðar til stjórnarfunda með viku fyrirvara. Heimilt skal þó ef ríkar ástæður eru fyrir hendi að boða stjórnarfund með skemmri fyrirvara. Ef formleg beiðni berst um boðun stjórnarfundar, undirrituð með eigin hendi eða með tölvupósti af fjórum stjórnarmönnum eða fleiri, ber þá að halda þann fund innan 10 daga.

Fundaráætlun starfsárs er jafnframt fundarboðun en nánari fundarboðun einstakra funda þar sem fram kemur fyrirhuguð dagskrá fundar skal send út 5 dögum fyrir boðaðan fund sé þess kostur. Málsgögn einstakra liða skulu að jafnaði sett á vef stjórnar eða send 5 dögum fyrir fund verði því við komið. Boðun á stjórnarfundi fer fram með tölvupósti nema stjórn sjálf hafi ákveðið annað. Skulu stjórnarmenn undantekningarlaust staðfesta komu sína eða boða forföll séu þau fyrirsjáanleg svo boða megi varamann í þeirra stað. Hafi stjórnarmaður afboðað sig 24 tímum fyrir boðaðan stjórnarfund skal varamaður boðaður í hans stað og fellur seturéttur aðalmanns niður við staðfesta komu varamanns.

Stjórnarmenn skulu snúa sér til formanns, 6 dögum fyrir boðaðan stjórnarfund, með óskir um að mál verði tekin á dagskrá stjórnarfundar.

Mál sem tekin eru upp á stjórnarfundum undir liðnum önnur mál og ekki hafa verið kynnt í fundarboði, skulu að jafnaði ekki afgreidd fyrr en á næsta fundi stjórnar.

Fundargerðir, fundarritun og fylgigögn

Halda skal fundargerðarbók um það sem fjallað er um á fundum stjórnar og bóka allar samþykktir og ákvarðanir stjórnarinnar. Bókanir skulu lagðar fram skriflega en formanni er heimilt að veita undanþágu frá því við sérstakar aðstæður. Starfsmaður félagsins skal annast ritun fundargerða stjórnarfunda.

Í fundargerðarbók skal skrá eftirfarandi:

  1. Hvar og hvenær fundurinn er haldinn og númer fundar.
  2. Hverjir sitja fundinn, hverjir eru fjarverandi, tilgreindir eigin nafni, hver stýrir honum og hver ritar fundargerð.
  3. Dagskráratriði, stutta lýsingu á dagskrárliðum og gögnum fundarins.
  4. Ákvarðanir sem teknar eru og atkvæðagreiðslur, ef til þeirra kemur.
  5. Sérstakar bókanir stjórnarmanna.
  6. Upphaf og lok fundartíma.
  7. Hvenær næsti stjórnarfundur verður haldinn.
  8. Ef stjórnarmaður víkur af fundi vegna vanhæfis.

Fundargerðir skulu að öllu jöfnu settar inn á stjórnarvef, þar sem allir stjórnarmenn hafa aðgang að, 48 tímum frá því að fundi lauk. Tillit skal tekið til minniháttar breytinga og athugasemda sem berast sem ekki breyta eðli, innihaldi og niðurstöðu fundargerðarinnar og er til samþykktar á næsta reglulega stjórnarfundi. Mæting stjórnarmanna skal birt á vefsíðu félagsins.

Fundargerðir eru lagðar fram til staðfestingar í upphafi næsta stjórnarfundar og skal frumrit fundargerðarinnar áritað af öllum stjórnarmönnum, sem sitja þann fund er samþykkir fundargerðina. Náist ekki sátt um meiriháttar athugasemd við fundargerð skal greidd um hana atkvæði á þeim fundi er hefur fundargerðina til umfjöllunar og samþykktar. Skulu þeir einir sem sátu fund þann er fundargerðin fjallar um eiga atkvæðisrétt.

Almennt skulu mál og gögn þeim tengd sem eru til meðferðar og úrlausnar hjá stjórn meðhöndlast sem trúnaðarmál þar til þau eru afgreidd með ákvörðun stjórnar. Í þeim tilvikum að um sérstaklega viðkvæm mál er að ræða, eða mál tengd miklum hagsmunum einstaklinga eða félaga og félagasamtaka, sem telja ber að séu ekki á vitund nema mjög fárra manna, getur formaður eða málshefjandi ákveðið að slík mál séu meðhöndluð sem ,,algjört trúnaðarmál" á stjórnarfundi. Mál sem tiltekið er sem ,,algjört trúnaðarmál" skal ekki rætt við aðra en stjórnarmenn og málsaðila. Þau gögn sem lögð eru fram í málum sem skilgreind eru sem ,,algjört trúnaðarmál“ taka stjórnarmenn hvorki með sér af stjórnarfundum eða úr húsakynnum félagsins. Aukinn meirihluti stjórnar getur ætíð ákveðið að mál sem merkt eru með þessum hætti skuli engu að síður sæta almennri málsmeðferð. Umfjöllun og niðurstaða stjórnar í málum sem merkt eru ,,sérstakt trúnaðarmál” skal rituð í sérstaka trúnaðarbók eða felld út úr fundargerðum sem birtar eru á vef félagsins.

Upplýsingagjöf til stjórnar fer fram á stjórnarfundum. Stjórnarmenn hafa aðgang að öllum gögnum um félagið sem nauðsynleg eru til að þeir geti sinnt stjórnunar- og eftirlitsskyldu sinni á starfstíma sínum. Gögn í samræmi við boðaða dagskrá skulu vera aðgengileg á vef stjórnar eða berast stjórnarmönnum með fundarboði. Óski stjórnarmaður eftir tilteknum gögnum, t.d. um rekstur og starfsemi félagsins, skulu þau afhent öllum stjórnarmönnum á stjórnarfundi. Óskir um gögn skulu send á formann, með tölvupósti, að minnsta kosti 7 dögum fyrir næsta stjórnarfund ef ætlunin er að fá þau afhent á næsta stjórnarfundi.

Réttindi og skyldur stjórnarmanna VR

  • Kynna sér lög og samþykktir félagsins og þeirra samtaka sem félagið er aðili að.
  • Vera almennt vel að sér um starfsemi félagsins og þá strauma og stefnur í samfélaginu sem áhrif geta haft á starfsemi þess.
  • Að gæta þagnarskyldu um það sem þeir kunna að verða áskynja í starfi sínu og leynt á að fara samkvæmt lögum, reglum og eðli máls.
  • Halda trúnað um þau gögn sem stjórn VR hefur sérstaklega ákveðið að trúnaður ríki um.
  • Sækja stjórnarfundi. Sitja í ráðum og nefndum á vegum stjórnarinnar og leggja til þeirra starfa þá persónulegu og faglegu þekkingu sem nýst getur félaginu.
  • Setja fram álit sitt og skoðanir um þau viðfangsefni sem eru til umfjöllunar og ákvörðunnar innan stjórnar hverju sinni.
  • Setja fram andmæli sín og andstöðu við samþykktir stjórnar með skýrum og greinargóðum hætti þegar þær eru til umfjöllunar og ákvörðunnar.
  • Hlíta samþykktum ákvörðunum stjórnar enda hafi þær verið teknar á lýðræðislegan hátt á löglegum fundi stjórnarinnar.
  • Vinna með starfsmönnum félagsins í nefndum og starfshópum.
  • Á stjórnarmann er lögð sú skylda að honum ber að víkja sæti við meðferð og afgreiðslu máls þegar það varðar hann eða nána venslamenn hans og félagasamtök eða félög þar sem hann situr í stjórn. Stjórnarmanni er skylt að upplýsa um atvik sem geta valdið vanhæfi hans og skal hann gera það um leið og slík mál koma upp. Vanhæfur stjórnarmaður á ekki að taka þátt í meðferð slíks máls að neinu leyti og á þar af leiðandi ekki að fá aðgang að gögnum eða vera viðstaddur umræður og ákvarðanatöku á stjórnarfundum. Stjórn tekur ákvörðun um vanhæfi einstakra stjórnarmanna ef vafamál kemur upp. Stjórnarmaður sem hlut á að máli má taka þátt í atkvæðagreiðslu um hæfi sitt.1


Fundarseta annarra en stjórnarmanna

Formanni er heimilt að bjóða utanaðkomandi aðilum á stjórnarfundi til að kynna ákveðin mál er varða starfsemi félagsins eða aðila tengdum starfsemi þess. Seta slíkra aðila skal afmörkuð við þau tilteknu mál. Stjórn getur samþykkt að hafna setu annarra en stjórnarmanna á stjórnarfundi.

Ráð og nefndir

Formaður og/eða stjórn VR skipar fulltrúa til setu í ráðum og nefndum og tekur skipan og/eða endurnýjað umboð gildi að öllu jöfnu 1. maí. Fulltrúa VR sem boðin er þátttaka í ráðum og nefndum sem fulltrúa VR, ber að sækja um rétt til setu þar til formanns VR. Fulltrúi VR kemur fram í nafni og í umboði félagsins og skal gæta þess að öll framsaga og vinna sé í samræmi við ályktanir og stefnumörkun þess. Skipan fulltrúa skal jafnan fylgja skipunarbréf sem kveður á um skipunartíma og upplýsingaskyldu fulltrúa við félagið um störf sín.

___
1 Sjá viðmiðunarreglur um réttindi og skyldur stjórnarmanna í aðildarsamtökum ASÍ.

Verkaskipti

Formaður

Formaður er málsvari stjórnar og kemur fram fyrir hennar hönd varðandi málefni félagsins nema stjórnin ákveði annað. Formaður er jafnframt opinber talsmaður VR. Formaður kemur fram fyrir hönd stjórnar gagnvart starfsmönnum félagsins. Formaður á seturétt í öllum ráðum og undirnefndum stjórnar. Formaður boðar til stjórnarfunda, stýrir þeim og tryggir að öll gögn sem að fundinum lúta séu stjórnarmönnum tiltæk. Formaður stýrir samninganefnd félagsins við gerð kjarasamninga.
Heimildir formanns til að skuldbinda félagið í daglegum rekstri skulu taka mið af:

  • Fjárhagsáætlunum samþykktum af stjórn.
  • Frávik frá áætlunum raski ekki samþykktum fjárhagslegum markmiðum.
  • Frávik frá fjárhagsáætlunum feli ekki í sér meiriháttar stefnubreytingu er varðar einstaka liði eða fjárhagsáætlanir í heild.
  • Formaður skal fyrir lok nóvember ár hvert, í samvinnu við framkvæmdastjóra félagsins, vinna tillögur að fjárhagsáætlun næsta fjárhagsárs.
Varaformaður

Í fjarveru formanns stýrir varaformaður fundum. Varaformaður tekur að sér öll störf formanns í leyfum hans, telji stjórn þess þörf.  Auk þess er það hlutverk varaformanns að aðstoða formann við undirbúning stjórnarfunda. Láti formaður af störfum innan þess tímabils sem hann hefur verið kjörinn til formennsku skal varaformaður taka við og gegna embætti formanns, með þeim réttindum og skyldum er starfinu fylgja, út kjörtímabilið. 

Ritari

Ritari gætir þess að fundargerðir félagsins séu ritaðar samkvæmt lögum og þeim reglum er um þær gilda. Að fundargerðir og önnur fundargögn séu varin tjóni og varðveitt í samræmi við trúnaðarstig þeirra. Afhenda ber ritara eintak af öllum gögnum sem að fundinum snúa. Ritari skal gæta þess að fundargerð fylgi öll þau gögn sem að boðun fundarins lutu, auk þeirra sem framlögð kunna vera á fundinum sjálfum. Ritari aðstoðar auk þess formann og varaformann við undirbúning stjórnarfunda sé þess þörf. Ritari er staðgengill varaformanns.

Stjórnarmenn

Stjórnarmönnum ber skylda til að kynna sér vel og taka upplýsta ákvörðun um öll þau mál er fjallað er um á fundum stjórnar. 

Varamenn

Varamenn sitja fundi stjórnar er forföll verða. Varamönnum ber skylda til að kynna sér og taka upplýsta ákvörðun um öll þau mál er fjallað er um á fundum stjórnar. Varamaður tekur sæti aðalmanns í stjórn ef til afsagnar þess síðarnefnda kemur.

Til að geta innt skyldur sínar samviskusamlega af hendi skulu varamenn hafa sama aðgang að og fá send öll viðhlítandi gögn sem um aðalmann væri að ræða, enda bera þeir sömu réttindi og skyldur sem aðrir stjórnarmenn.

Í upphafi starfstíma síns skulu stjórnarmenn allir undirrita eið um trúnað við félagið og þagnarskyldu. Frumrit þessarra gagna skulu vistuð í húsakynnum félagsins á öruggan hátt. Þagnarskylda helst þó látið sé af stjórnarstarfi.

Endurskoðun starfsreglna

Starfsreglur þessar skulu yfirfarnar og samþykktar af stjórn VR, að varamönnum meðtöldum, sem fyrst eftir aðalfund félagsins en þó eigi síðar en 1. júlí ár hvert.

Samþykkt á stjórnarfundi VR nr. 1191 8. maí 2019